8 วิธีการเขียนอีเมลให้งาน(เงิน)เข้า!
- learningrayong
- Dec 13, 2016
- 1 min read
การเขียนอีเมลให้งานเข้านั้น มันไม่ได้เขียนกันง่ายๆ นะ ไม่ใช่แค่เปิดอีเมลขึ้นมาแล้วก็พิมพ์ๆๆ การเขียนอีเมลที่ทำให้ได้ผลตอบรับที่ดีนั้นถือเป็นเป็นศิลปะอย่างหนึ่งเลยทีเดียว คุณต้องเขียนให้ผู้รับอ่านแล้วเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการสื่อได้ง่ายๆ ถ้าเขียนไม่ดีผลลัพธ์อาจออกมาในทางตรงกันข้ามเลยทีเดียว
หนึ่งเคล็ดลับเด็ดที่อยากจะแบ่งปันกัน คือ เมื่อคุณเขียนอีเมล จงโยนกฎเกณฑ์ต่างๆ ของภาษาอังกฤษทิ้งไปให้หมด
When writing your emails throw everything you learnt in English classes out the window!
อ้าว....แล้วจะเอาหลักการที่ไหนมาใช้ในการเขียนอีเมลกันล่ะ มีคำแนะนำดังเพื่อให้คุณสามารถเขียนอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพมาฝากกันค่ะ
1. Personalize
คนเรานั้นชอบที่จะเห็นชื่อของตัวเอง ดังนั้น คุณจึงต้องระบุชื่อของผู้รับ แม้ว่าคุณจะส่งอีเมลนั้นให้กับคนหลายคน ให้เลือกใช้โปรแกรมที่สามารถใส่ชื่อผู้รับแต่ละคนลงไปได้ เพื่อทำให้ดูเหมือนว่าคุณส่งอีเมลหาผู้รับเพียงคนเดียวเท่านั้น
2. Write just like you talk
ใช้ภาษาเขียนที่ง่ายเหมือนกับที่คุณพูดกับผู้รับ
3. Put passion in your email
เนื่องจากการสื่อสารทางอีเมลนั้นคุณไม่สามารถสื่อสารด้วยสายตาและท่าทางได้ คุณจึงต้องแสดงความปราถนาของคุณผ่านข้อความในอีเมลเหล่านั้น คุณอาจจะรู้สึกว่าดูเว่อร์เกินไปหน่อย แต่เชื่อเถอะ มันได้ผลจริงๆ
4. Write to one person
ในการเขียนอีเมล ต้องทำให้ผู้รับรู้สึกได้ว่าคุณกำลังเขียนถึงผู้รับเพียงคนเดียว ต้องเขียนให้ผู้รับเข้าใจว่าสิ่งที่คุณเขียนนั้นเป็นการสื่อสารกับเขาเท่านั้น ถึงแม้จะมีคนได้รับอีเมลนี้เป็นพันคน แต่ทว่าแต่ละคนก็จะอ่านมันแค่เหมือนกับว่าคุณส่งถึงเขาเพียงคนเดียว ให้ใช้คำว่า "you" และ "your" มุ่งประเด็นไปที่ผู้รับ ไม่ใช่ผู้ส่ง
5. Keep your sentences and paragraphs short and simple.
เขียนประโยคและแต่ละย่อหน้าให้สั้นและเรียบง่าย ตัวอย่างเช่น
Period.
คุณสามารถเขียนคำเดียวแบบนี้ก็ได้ และในแต่ย่อหน้าก็ไม่ควรมีความยาวเกิน 4-5 บรรทัด ซึ่งไม่จำเป็นที่จะต้องแบ่งย่อหน้าตามเนื้อหาของบทความ อีเมลควรจะวางอยู่บนพื้นหลังสีขาวเยอะๆ ทำให้เน้ือหานั้นโดดเด่น เชิญชวนให้อ่าน อีเมลที่มีตัวหนังสือเยอะๆ ข้อความยาวๆ มันทำให้ดูน่ากลัว
6. Use plenty of compelling subheads
เขียนหัวข้อย่อยที่มีข้อความน่าสนใจ เชิญชวน ใช้แยกข้อความยาวๆ ที่จะดึงความสนใจของผู้อ่านกลับมาที่เนื้อหาสำคัญของอีเมลนั้นๆ เพราะคนส่วนใหญ่จะอ่านอีเมลแบบผ่านๆ ดังนั้น เราต้องใช้หัวข้อย่อยในการช่วยให้ผู้อ่านได้รับเนื้อหาสำคัญอย่างครบถ้วน
7. Eliminate excess wording: Simplify.
เขียนอีเมลด้วยเนื้อหาที่ชัดเจนและกระชับ แต่ไม่จำเป็นต้องทำให้เนื้อหาสั้นเสมอไป
8. Use action verbs whenever possible:
อย่าใช้ “as" มากเกินไป ให้แทนด้วย "is", "was" หรือ "were" ประโยคควรใช้ action verbs ซึ่งจะมีประทธิภาพมากกว่า
โดยสรุปแล้ว เมื่อเขียนอีเมลคุณต้องเขียนให้ชัดเจนง่ายๆ ที่นักเรียนระดับมัธยมทั่วไปก็สามารถเข้าใจได้ แน่นอน คุณอาจจะคิดว่าผู้รับนั้นฉลาดกว่าเด็กนักเรียน แต่อย่าลืมว่า ไม่มีใครมีเวลามานั่งอ่านแล้วพยายามตีความว่าคุณต้องจะสื่ออะไรกันแน่ ดังนั้น เขียนอีเมลให้อ่านง่ายและตรงประเด็น
และเมื่อคุณอ่านอีเมลของคุณอีกรอบก่อนที่จะกด ‘send’ ก็ให้ตัดคำว่า "that" ออกไปให้มากสุดเท่าที่จะทำได้ เพราะจะทำให้ประโยคนั้นๆ ลดความสำคัญลงไป
มีเรื่องสำคัญที่คุณต้องระวังเพิ่มเติมหากคุณส่งอีเมลการตลาดที่นำเสนอสินค้าและบริการ
1. เปิดโอกาสให้ผู้รับสามารถยกเลิกรับข่าวสารจากคุณได้เสมอ
2. ต้องมั่นใจว่าลิงค์ที่คุณส่งไปต้องใช้งานได้
Comments